Татьяна Лигун, заместитель директора по научно-исследовательской работе Научной библиотеки СПГУ

Основные вопросы создания службы электронной доставки документов - методическое обеспечение, организационные решения, модели и технологические схемы.

СЕГОДНЯ никого не нужно убеждать в необходимости автоматизации и компьютеризации большинства процессов библиотечной деятельности. Но переходу на новые информационные технологии сопутствуют проблемы различного характера. Поиск альтернатив и оптимальных решений привел к идее взаимоиспользования ресурсов, а ее реализация — к развитию и внедрению комплекса современных информационных технологий, называемых электронной доставкой документов (ЭДД).
В основном под ЭДД понимают передачу статей из журналов и сборников в форме оцифрованных изображений страниц — либо из полнотекстовых баз данных, либо сканированных по заказу. На страницах профессиональной печати термин «электронная доставка документов» определяется как программно-технологический комплекс, преобразующий информационный поток с вектором «библиографическая запись — текст документа» для обеспечения удаленного доступа к документальным фондам. Таким образом, в систему ЭДД включается весь механизм обеспечения пользователей копиями первоисточников в электронной форме — передача и организация хранения и доступа к ним.
Анализ систем ЭДД, существующих в настоящее время в России, выявил ряд нерешенных вопросов методического и организационного характера. Чтобы идея электронного копирования и доставки документов воплотилась в жизнь, нужна либо государственная заинтересованность, либо ярко выраженный коммерческий интерес. Эти два подхода и будут определять характер и способы решения всех организационных, финансовых и юридических задач, возникающих в процессе создания служб ЭДД.
Для осуществления своей деятельности службе ЭДД придется иметь дело с рядом государственных учреждений или, как в вузовской библиотеке, с вышестоящими органами управления. Структуры эти традиционно неповоротливы — любой, даже незначительный вопрос решается долго, иногда настолько, что отпадает надобность в его решении. И проблема электронной доставки копий российскими библиотеками сейчас носит принципиально не технический и даже не технологический, но именно организационный характер.
Задачи подготовки электронных копий изданий остаются пока исключительно в компетенции самих библиотек (по аналогии с микрофильмированием или ксерокопированием). Но, наверное, возможно и альтернативное решение. Сканирование и распознавание — довольно трудоемкий и сложный способ получения электронных копий. Это лучшее, что пока можно придумать для оперативного обеспечения пользователей библиотек (особенно отдаленных) копиями старых источников.
Что же касается источников современных, то здесь дело может и должно обстоять иначе. В России, где все еще сильны традиции централизации, проблема может быть решена на государственном уровне — путем организации сбора обязательного электронного экземпляра каждого издания наряду с печатным. Сбор электронного обязательного экземпляра может осуществлять Российская книжная палата или специально созданный для этой цели центр, который будет передавать электронные копии библиотекам для организации обслуживания потребителей (формирование своих полнотекстовых баз данных, подготовка на их основе аналитических обзоров и прочее).
Такое решение на первый план выводит задачи методологии и унификации представления информации, которые не являются простыми при массе различий в технологиях издающих организаций нашей страны. Но зато этот путь может решить некоторые юридические проблемы.

Юридический аспект

А юридические вопросы у нас существуют. Один из них — какие документы необходимо иметь библиотеке для осуществления законной деятельности по электронной доставке документов?
Рассмотрим подробнее, но начнем не с организационно-распорядительной документации библиотеки, организующей ЭДД, а с документа, который определяет правовое поле такой деятельности в общем информационном пространстве.
Законодательство Российской Федерации, как и законодательство об авторском праве в любом современном государстве, предусматривает, что для любого легального использования произведения должно быть получено разрешение (за исключением небольшого числа прямо установленных законом случаев).
Но пользователям закон предоставляет возможность выбора: получить такое разрешение от каждого правообладателя (автора, издательства и т. д.) либо от специализированной организации, представляющей интересы всех авторов и иных правообладателей — как российских, так и зарубежных. Второй вариант применяется в тех случаях, когда заключение договора с каждым автором невозможно, затруднительно, нецелесообразно (в том числе с экономической точки зрения). Он носит название «системы коллективного управления авторскими и смежными правами» и регулируется разделом IV Закона Российской Федерации «Об авторском праве и смежных правах».
В 2000 году была создана специализированная общероссийская организация, занимающаяся коллективным управлением при использовании охраняемых авторским правом объектов в Интернете — Российское общество по мультимедиа и цифровым сетям (РОМС). На основании заключенных договоров с Российским авторским обществом (РАО) и непосредственно с правообладателями, а также на основании пункта 3 статьи 45 указанного Закона, РОМС заключает с пользователями лицензионные соглашения. Они позволяют использовать любые произведения, входящие в сферу коллективного управления, кроме исключенных из репертуара РОМС.
Под термином «пользователи» в авторском праве понимаются лица, которые используют произведение любым из способов, установленных статьей 16 указанного Закона. В Интернете пользователями (в авторско-правовом смысле) являются среди прочих и службы ЭДД.
Для подавляющего большинства случаев лицензии РОМС позволяют удовлетворять самый широкий спрос публики, хотя существуют определенные ограничения на «формат» используемых произведений, сделанные РОМС для того, чтобы ни при каких условиях не подорвать рынок «офлайновым» издательствам.
Таким образом, любой библиотеке либо службе ЭДД (если она выделена в самостоятельное подразделение) достаточно заключить лицензионное соглашение для легального использования практически любых произведений российских и зарубежных авторов по линиям связи: заказ копии и его фиксация, изготовление копий. Лицензии РОМС включают типовое лицензионное соглашение, одинаковое для всех случаев (видов) использования произведений, и приложения к нему, соответствующие виду осуществляемой пользователем деятельности.
Для служб ЭДД есть специальное приложение (http://www.roms.ru/users/ind4.html, Вариант Д). В нем указаны ограничения, точнее, перечислены виды произведений, которые могут использоваться для ЭДД на основании лицензионного соглашения с РОМС:
• любые «малоформатные» произведения и отрывки (статьи, фотографии, рисунки, отрывки из любых других произведений и т. д.);
• любые произведения так называемых «больших прав» (например, книги), если их получение для потребителя затруднительно (давно не переиздавались, пользователь удален от «культурных центров»).
Таким образом, на самом деле ограничение только одно — нельзя использовать произведения, которые активно тиражируются издательствами и продаются в больших количествах. Связано это с опасениями издательств в возможности подрыва их рынка. Как показала практика, работе служб ЭДД такие ограничения нисколько не мешают, так как вряд ли кому-то придет в голову просить отсканировать и выслать ему новый роман Стивена Кинга (тем более, что его нетрудно найти самому в «пиратской» части Интернета).
Опыт показывает, что сегодня многие библиотеки организуют корпоративные службы ЭДД. В этом случае лицензионное соглашение должно иметь каждое юридическое или физическое лицо, осуществляющее действие по электронной доставке документов потребителям. Если же эти действия осуществляются несколькими библиотеками совместно (например, одна принимает и формирует заказ, а другая его выполняет), то для избежания «двойного обложения» авторским вознаграждением подписывается специальный протокол к лицензионному соглашению, на основании которого оплату производит только один из участников этой «цепочки».
Законодательство не предусматривает никаких исключений в отношении «некоммерческого» использования. Это обычная мировая практика — в противном случае появится неограниченная возможность уклоняться от платежей за использование авторских прав.
Ставки вознаграждения, установленные РОМС за некоммерческое, «бездоходное» использование, фиксированные и очень небольшие. Хотя следует признать, что если такая «безвозмездность» вполне понятна в отношении сравнительно «легких» способов использования произведений (размещение на сайте), то она трудно представима, когда речь идет об ЭДД, где требуются квалифицированный поиск, отбор, сканирование (или поиск в архиве) и другие трудоемкие операции.

«Факторы торможения»

Построение системы ЭДД, выбор модели зависят от комплекса технико-технологических, информационных, функциональных и социально-экономических факторов. Перечислим основные проблемы, которые тормозят развитие ЭДД в вузовских библиотеках.
Финансовые факторы. Формирование цены на электронное копирование и транспортировку копий еще не завершено. Если тарифы на сканирование, в целом, установились, то на библиографическую обработку и получение источников из книгохранилищ — нет. Внутри библиотеки может возникнуть ситуация, когда специально организованная коммерческая служба ЭДД пользуется услугами некоммерческих подразделений. Есть сложности в оплате выполненных заказов индивидуальными пользователями и многое другое. Проведенное нами исследование показывает, что для вузовских библиотек — структурных подразделений вузов — оформление финансовых документов, связанных с работой ЭДД, иногда превращается в практически неразрешимую проблему.
Организационные сложности — главным образом связаны с медленным внедрением коммерческих начал в наших библиотеках и проблемой координации: каждая библиотека идет «своим путем», организуя свои сети, работающие на разных технологиях. Отсутствие согласованных действий служб ЭДД впоследствии может привести к их несовместимости и необходимости перестройки для создания системы, действующей на базе единых стандартов.
Технические проблемы. Основной является нехватка технических и лицензированных программных средств — как у служб доставки, так и у конечного пользователя; слабое развитие телекоммуникационных систем и их неустойчивая работа. Оснащение большинства библиотек имеет технико-технологические показатели намного ниже, чем сам вуз в целом.
Социально-экономические проблемы. Сюда входят нерешенные на сегодняшний день юридические проблемы (жесткая подчиненность, различие в подходах к информационной политике вузовских библиотек в различных министерствах и ведомствах, отсутствие юридической самостоятельности и т. д.), а также отсутствие помещений и недостаточное количество квалифицированных сотрудников. Но, как правило, главное — недостаточно организованная структура информационной базы, на которой формируется система ЭДД.

Различия моделей

Необходимо учитывать, что одни библиотеки могут быть ориентированы на организацию взаимодействия со службами ЭДД России и зарубежных стран для создания новой услуги для читателей. Другие (преимущественно те, которые имеют отдаленные филиалы и территориально разобщены) стремятся использовать ЭДД для решения проблемы доступа читателей к изданиям вуза: учебно-методическим разработкам и трудам профессорско-преподавательского состава. Безусловно, одно направление не исключает другое, но они требуют различного методического и организационного обеспечения.
Так, анализ организации работ по ЭДД показывает, что вузовские библиотеки Петербурга чаще используют модель с горизонтальными связями, где участники информационной системы выступают одновременно и заказчиками и исполнителями (заказ формируется внутри системы и выполняется ее участниками).
Национальные библиотеки, информационные центры и коммерческие информационные фирмы предпочитают двухуровневую модель с вертикальной связью «заказчик — информационная система (служба ЭДД)». В этом случае заказ поступает в систему и далее внутри нее решается вопрос, как он будет выполнен — на базе собственного фонда или с помощью фонда партнеров.
Еще одна модель — «заказчик — информационная система», где в роли последней выступает служба-посредник с многочисленными постоянными и временными партнерскими связями, не имеющая собственного документального фонда или полнотекстовых БД. Информационной базой такой системы являются сведения о местонахождении запрашиваемого документа.

С чего начать?

Организация службы ЭДД может проходить в несколько этапов:
• изучение опыта создания ЭДД в других вузовских библиотеках;
• разработка концепции и проекта;
• разработка технологии.
Приятно отметить, что в настоящее время опыт создания служб ЭДД в нашей стране позволяет тем библиотекам, которые только начинают эту работу, получить достаточно полную и квалифицированную консультацию. Создать и реализовать грамотный проект службы электронной доставки документов также помогут множество публикаций в профессиональной печати, информация в Интернете, учебник по ЭДД.
Опыт организации работ по электронной доставке документов в вузовских библиотеках показывает, что очень важным является определение места новой службы в структуре библиотеки, организация взаимосвязей с другими подразделениями и службами. Большинство библиотек создает службу ЭДД на базе отдела или сектора МБА. Хорошо или плохо это — покажет время, но уже сейчас есть другие организационные решения, в которых служба ЭДД является частью медиа-центра либо отдела информационных систем и технологий. Есть примеры организации подобной службы и в отделах справочно-информационного обслуживания.
Формирование новой (и, по моему убеждению, отдельной) структуры должно завершаться определением и уточнением производственных и управленческих связей между подразделениями, характера подчиненности их руководству библиотеки (директору, его заместителям), перечня должностей, входящих в подразделение, выделением должности руководителя, а при необходимости — нормативных документов более общего характера, уточняющих особенности взаимодействия нескольких подразделений, их ролевые функции.
При реализации проекта необходимо учитывать, что каждая библиотека (или объединение) разрабатывает и внедряет свою собственную технологию получения заказов и доставки файлов заказчикам. Сейчас практически для любого участка технологической цепи есть некоторый набор технологических модификаций..

Технологическая схема

Необходимость использования разнообразных технологических решений в рамках одной системы во-многом определяется техническими возможностями пользователей — это необходимо учитывать при разработке концепции и проекта.
Технологическая схема службы ЭДД должна быть построена по модульному принципу, где технологическим модулям соответствуют основные этапы ЭДД: получение заказа на копирование; обработка заказа; изготовление копий или их поиск в электронных хранилищах; доставка копий заказчику; расчет и выписка счета; хранение копий.
Модульный принцип построения схемы ЭДД позволяет ей иметь комбинационный характер — содержать несколько наборов технологических решений для выполнения одних и тех же функций. Наличие нескольких модификаций в технологической цепи ЭДД будет определять уровень сервиса, предлагаемого системой. Модульная организация технологического процесса также важна и потому, что условия функционирования служб ЭДД могут меняться в силу развития технических, программных средств, а наличие модулей позволяет скорректировать работу одного, не меняя весь процесс в целом.
ТехнологиЧеские модули:
Модуль регистрации пользователей. Функции — сбор, хранение и передача данных о заказчиках службы ЭДД.
Модуль приема заказа и обработки — может содержать несколько модификаций приема заказа.
Модуль электронного копирования. Функции — создание электронных копий первоисточников.
Модуль доставки заказов — содержит средства выявления заказов, предназначенных к отправке пользователям или по каким-либо причинам невыполненных; формирования выходной корреспонденции; доставки копий в зависимости от способа отправки (должны поддерживаться все способы отправки копий — электронная почта, FTP и др.); контроля процесса отправки и информирования администратора системы.
Модуль хранения копий (электронное хранилище). Назначение — хранение копий в электронном архиве. В системе ЭДД может быть принято решение о хранении изготовленных копий или отказе от этого. Если хранение копий не предусмотрено, система обеспечивает лишь страховое хранение в течение оговоренного времени. По истечении определенного времени копии уничтожаются. В состав функций электронного хранилища копий входит также возможность выявления копий, на которые поступают повторные заказы, и система сопряжения файлов копий с библиографическими записями электронного каталога или БД.
Модуль подготовки справочно-статистической и отчетной документации. Здесь осуществляется сбор, обработка и выдача отчетной документации по работе системы, финансовым расчетам с заказчиками, а также получение разовых справок о работе службы для контроля за ее работой и управления.
Модуль контроля и финансовых расчетов. В его функции входит слежение за сроками прохождения заказа в службе и отправки сообщений заказчикам, своевременность финансовых расчетов, а также сверка поступающих заказов с имеющимися в электронном хранилище копиям для исключения дублирования при выполнении заказа.
Модуль администрирования (диспетчерского управления) предназначен для обеспечения работы администратора службы ЭДД по управлению БД, распределению работ между исполнителями заказов, контролю за их исполнением и финансовыми расчетами.
Служба ЭДД может выступать в качестве посредника, принимая заказы на издания, отсутствующие в ее фондах. В этом случае изготовление копий выполняется другой службой, а в общем технологическом процессе появляются такие дополнительные технологические операции, как определение исполнителя заказа, перенаправление заказа исполнителю, получение изготовленных копий для передачи их заказчику, финансовые расчеты с изготовителем копий.
Представленная модульная схема требует разработки организационной и технологической документации, включая:
• Положение об ЭДД, которое должно определять основные задачи, направления деятельности, функции, структуру, управление, взаимодействие с другими структурными подразделениями библиотеки и вуза, аппаратно-программное обеспечение и т. д. (организационно-функциональная структура службы);
• типовые организационно-функциональные схемы всего цикла работ, представляющие полное не детализированное описание всего процесса от начала до конца;
• общесистемные пооперационные технологические схемы, карты и инструкции, в том числе технологические инструкции на каждый имеющийся модуль;
• разработку, актуализацию и контроль норм выработки и оплаты на основных технологических операциях, выполняющих поддающиеся нормированию функции — например, расчет трудозатрат на выполнение услуг по приему и отправке заказа на электронную копию и т. п.
Анализ имеющейся в библиотеках документации показал, что в целом эта работа еще только предстоит большинству их них. На мой взгляд, очень хорошо она проделана в Библиотеке Академии наук и ряде московских библиотек.