Ольга Дмитриевна Опарина, заведующая научно-методическим отделом Научной библиотеки Уральского государственного университета им. А. М. Горького

Основным технологическим процессом формирования
фонда университетской библиотеки стало текущее комплектование. Сегодня оно требует новых организационно-методических решений.

Системные социально-экономические преобразования, произошедшие за последнее десятилетие в России, повлияли на ситуацию в библиотечном деле, изменив ее коренным образом. Все процессы библиотечной деятельности, включая основополагающий процесс — комплектование библиотечного фонда, подверглись реформированию.
Последнее время текущее комплектование библиотек, не зависимо от величины их фондов и ведомственной принадлежности, стало основным технологическим процессом их комплектования. Это обусловлено несколькими причинами.
Перспективное комплектование практически слилось с текущим. Ранее вузовские библиотеки формировали предварительные заказы по тематическим планам издательств и издающих организаций. Они имели длительный временной запас для определения собственных потребностей и возможности планирования объемов комплектуемых изданий и финансовых затрат. Сейчас составляющая перспективного комплектования настолько сократилась, что произошло фактическое сближение перспективного и текущего комплектования.
Решающую роль в комплектовании теперь играют оперативность получения книгоиздательской информации и текущая финансовая ситуация, которая зависит от уровня бюджетного финансирования учреждения и результатов его внебюджетной деятельности.
Бюджетное финансирование университетов по статье «Прочие расходы» возобновилось в 2001 г. Но, несмотря на неоднократные обращения библиотек в Министерство образования Российской Федерации, в данной статье не удалось выделить отдельным пунктом финансирование комплектования. Поэтому распределение расходов по этой статье и, соответственно, уровень финансирования комплектования в различных университетах может существенно отличаться. Тем не менее бюджетное финансирование оказывает стабилизирующее влияние на текущее комплектование университетских библиотек, поддерживая его непрерывность и планомерность.
Внебюджетная деятельность вузов сегодня имеет определяющее значение для комплектования библиотек, составляя его основную долю. Однако уровень внебюджетного финансирования во многом зависит от статуса библиотеки, который определяется не только формальными критериями объема фонда и количества пользователей, но и степенью ее значимости. Вузовские библиотеки должны учиться стратегическому проектированию, активно развивать свою маркетинговую деятельность. Они должны стать видимым звеном своих учреждений и подтверждать свой статус делами, и заявлять о них публично.
Во многих вузах объем внебюджетного финансирования комплектования библиотек обсуждается на Ученом совете и утверждается приказом ректора. Он, как правило, составляет от 5 до 20% внебюджетных поступлений университета, что позволяет осуществлять текущее комплектование достаточно планомерно.
Важным фактором также является оперативность получения книгоиздательской информации, которая позволяет получать наиболее полные сведения о текущем состоянии книжного рынка и правильно распорядиться имеющимися финансами (оптимально совместить финансовые и документальные потоки). Поэтому нужно признать, что эффективность текущего комплектования сегодня зависит и от степени применения компьютерных и телекоммуникационных средств, так как все крупные российские книгоиздатели и книгораспространители имеют web-сайты и работают с клиентами, используя интернет-технологий.
Реформирование издательств и развитие конкуренции между ними привели к тому, что издательский портфель заказов стал коммерческой тайной. Рекламировать свою продукцию они начинают лишь на этапе ее выхода из печати. Исключение составляют «Высшая школа», «Финансы и статистика» и некоторые другие издательства, распространяющие тематические планы своих изданий, что позволяет вести планомерную работу с предварительными заказами.
Кроме того, издательства и книготорговые организации стремятся работать с коммерчески выгодными изданиями, выходящими большими тиражами. А распространением малотиражных научных изданий вынуждены заниматься непосредственно научные учреждения или сами авторы. И как правило, вузовские библиотеки сегодня работают с большим количеством партнеров: издателей, книготорговцев и авторов.
Заметно усложнилось ретроспективное комплектование фондов (резкое сокращение букинистической торговли, особенно научными изданиями, выпуск тиражей книг строго по количеству заявок, полный выкуп тиражей спонсорами изданий, ослабление работы с депозитарными и обменными фондами непосредственно в библиотеках), хотя его значение для библиотек не уменьшилось. Если библиотека не успевает приобрести издание в момент выхода из печати, то она рискует вообще никогда не увидеть его в своих фондах.
Напрашивается вывод, что организация текущего комплектования вузовских библиотек требует сегодня переосмысления и выработки новых технологических и методических решений.
Существуют два вида комплектования: очное и заочное. Очное предполагает личный просмотр и отбор документов комплектатором. Его проводят наиболее квалифицированные специалисты, способные адекватно оценить содержательную ценность документов и их соответствие профилю библиотеки.
Для большинства же российских вузовских библиотек основным видом текущего комплектования является заочное. Оно основано на работе с прайс-листами и каталогами издающих и книготорговых организаций в бумажном и электронном виде, а также представленными в интернет. Эти источники содержат минимальные сведения об изданиях, лишь иногда дополненные краткими аннотациями и видами обложек. В редких случаях издатели или авторы рассылают рекламные письма, содержащие оглавления изданий, что значительно повышает информативность сообщений и, соответственно, точность принятия решений при отборе литературы в фонд.
При заочном комплектовании в случае пропуска или отсутствия необходимых поясняющих сведений об издании (целевого назначения, уровня обучения, особенностей содержания и т. д.) велика вероятность совершения ошибки. Нередко в прайс-листах даются неправильные библиографические описания представляемых книг. Кроме того, заочное комплектование усложнено повторяемостью одних и тех же изданий в прайс-листах различных фирм, что заставляет комплектаторов многократно перепроверять свои заказы. С другой стороны, типичной является ситуация, когда издательства выпускают большое количество однотипных учебников, особенно по таким ныне популярным отраслям знаний, как история, философия, экономика, информатика и другим. Все это усложняет отбор профильных учебных изданий, соответствующих требованиям университета по уровню содержания дисциплины.
Следует отметить, что комплектование вузовских библиотек имеет некоторые, свойственные только им, особенности. Так, многоэкземплярность комплектования учебной литературой требует приобретения большого количества книг одного названия, что повышает финансовую и моральную ответственность библиотеки в случае принятия ошибочного решения. Для комплектования многоэкземплярными изданиями требуется предварительная аналитическая обработка информации о контингенте студентов и использовании этих изданий в учебном процессе.
Полнота комплектования в рамках тематического профиля вуза диктуется необходимостью обеспечения информационно-библиотечными ресурсами его научно-исследовательской и образовательной деятельности. И комплектование вузовских библиотек должно осуществляться в соответствии с высокими требованиями к количественным и качественным показателям библиотечного фонда. Не случайно, что лучшие университетские библиотеки обладают богатейшими многоотраслевыми фондами, являющимися национальным достоянием.
Информатизация образования неизбежно влечет за собой интенсивный рост потребностей высшей школы в электронных информационных ресурсах. Текущее комплектование ими является насущной задачей университетских библиотек, стремящихся удовлетворить потребности современных пользователей.
В профессиональной печати опыт и методика комплектования электронными информационными ресурсами освещены недостаточно, хотя многие библиотеки вплотную приступили к формированию фондов электронных изданий, как локальных, так и сетевых.
Во многих вузах создаются внутривузовские электронные ресурсы, не учитываемые и не используемые в работе библиотек. Поэтому важной задачей является выявление и сбор таких ресурсов на основе принятия решения о предоставлении их библиотеке. Параллельно обязательно должен решаться вопрос о соблюдении авторских прав при предоставлении этих ресурсов пользователям.
Комплектование локальными электронными информационными ресурсами (CD-ROM, DVD-ROM, дискетами и т. д.) практически не отличается от комплектования бумажными документами. Существенно сложнее комплектование сетевыми информационными ресурсами по профилю вуза и организация доступа к ним.
Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что для осуществления эффективного текущего комплектования требуются:
• выработка механизма финансирования;
• выработка индивидуальной стратегии;
• применение информационных технологий.
Взяв за основу эти методические положения, вузовские библиотеки имеют возможность развивать и совершенствовать технологии текущего комплектования своих фондов.
Одно из направлений совершенствования текущего комплектования — анализ имеющихся и потенциально доступных источников комплектования на предмет полноты ассортимента предлагаемых изданий и их соответствия профилю комплектования библиотеки университета. Комплектаторы должны выявлять наиболее информативные источники комплектования, предоставляющие наиболее полный набор сведений об издаваемой литературе и одновременно учитывающие специфические потребности вузовских библиотек.
Для определения полноты отражения книгоиздательской информации в базах данных и каталогах фирм желательно проанализировать их информационные возможности по таким параметрам, как круг издательств, с которыми они работают, наличие научной литературы, наличие малотиражной и ведомственной литературы и т. д.
К сожалению, базы данных Российской книжной палаты и других национальных библиографирующих центров не могут обеспечить полноту информации о вышедших из печати изданиях из-за отставания по срокам их обработки и невыполнения многими издательствами «Закона об обязательном экземпляре». Далека от оптимальной и оперативность отражения информации в электронных каталогах национальных и региональных библиотек.
Поэтому комплектаторы должны проводить постоянный мониторинг книгоиздательского рынка, отслеживая полезную и отсеивая ненужную и дублирующую информацию. Именно так постепенно вырабатывается оптимальный для данной библиотеки круг источников комплектования.
Другое направление — анализ деятельности агентов по подписке и поставке изданий с целью подразделения их на основные и вспомогательные. В качестве приоритета используются их возможности по тематическому наполнению фонда библиотеки.
В условиях работы с большим количеством партнеров положительным моментом является возможность широкого выбора цен и услуг в различных книготорговых организациях. Однако комплектаторы должны сопоставлять свое рабочее время, затраченное на усилия по удешевлению изданий, с общим временем, необходимым для тематического поиска, работы с заказами и пополнения фонда.
Опыт зарубежных университетских библиотек показывает, что партнерство устанавливается с каким-то ограниченным кругом организаций, осуществляющих не только поставку изданий, но и разнообразный ассортимент других услуг. В технологии текущего комплектования российских вузовских библиотек на наш взгляд наиболее оптимальной является следующая схема партнерства:
• поставщик, обеспечивающий полноту комплектования;
• поставщик, обеспечивающий основной объем комплектования и предоставляющий скидки и различные услуги;
• поставщики, обеспечивающие вспомогательное комплектование (ими могут быть небольшие книготорговые фирмы, книжные магазины, интернет-магазины, авторы и т. д.).
Реальным способом улучшения заочного комплектования является использование так называемой методики экспертного комплектования, эффективной при многоэкземплярных заказах. Эта методика основана на ознакомлении ведущих преподавателей и специалистов университета с сигнальными экземплярами изданий и последующим получением экспертных заключений о целесообразности их приобретения.
На основании экспертных заключений составляются заявки на книги, которые утверждаются заведующими кафедрами. Большие заказы (свыше 50 экз.) желательно предварительно обсудить на заседаниях кафедр, так как в этом случае затрагиваются вопросы и распределения финансирования внутри учреждения, и дальнейшего использования заказываемой литературы в учебном процессе. В результате закупаемая литература строго соответствует учебным потребностям вуза и количественно, и качественно.
В некоторых вузах заявки кафедр еще обязательно утверждаются проректором. На наш взгляд, это является излишним администрированием — уровень компетенции кафедры как основного подразделения университета, осуществляющего учебно-методическую работу, вполне достаточен для принятия обоснованного решения.
Данная методика особенно целесообразна для комплектования учебниками, имеющими однотипные названия (например, «Философия», «Культурология», «Социология» и др.), а также в других сложных ситуациях.
Применение информационных технологий в текущем комплектовании университетских библиотек на основе автоматизированных библиотечно-информационных систем также является необходимым условием для реального управления этим процессом. Современные программы автоматизации библиотек позволяют контролировать заказы и их выполнение, учитывать объем и распределение финансирования, а также другие процессы комплектования.
Специфической задачей вузовских библиотек является анализ и управление книгообеспеченностью учебного процесса. Реализация электронной картотеки книгообеспеченности на базе автоматизированных библиотечно-информационных систем делает возможным не только оптимальное приобретение и распределение учебников, но и получение необходимых сведений об обеспеченности литературой университета при его аттестации и аккредитации.
Следующим шагом на пути совершенствования текущего комплектования университетских библиотек должна стать организация технологических процессов комплектования на основе применения сетевых технологий.

В Научной библиотеке Уральского государственного университета в настоящее время реализуется электронная картотека книгообеспеченности на базе АИБС «МАРК». Она позволит получать сведения по книгообеспеченности учебных дисциплин, сведения для докомплектования литературой, а также все необходимые расчетные данные таблиц обеспеченности, требующиеся при аттестации и аккредитации университета, включая расчет в фонде количества литературы с учебными грифами. Подробнее об этом: Опарина О. Д., Пуртова Т. И., Нохрина Н. В. Реализация задач книгообеспеченности в АИБС «МАРК» // Библиотеки учебных заведений. — 2003, принята к публикации.