Келли Энн Колар, аспирант
информационного факультета Калифорнийского Университета
в Лос-Анджелесе по специальности
«архивное дело»

Государственный Калифорнийский Университет в Лос-Анджелесе и Частный Южно-Калифорнийский Университет располагают большими библиотеками с внушительными фондами.
Их отделы закрытого фонда послужат нам информативным примером аналогичных подразделений академических библиотек США в целом.

Многие американские академические библиотеки включают отдел закрытого фонда. Его коллекции в основном состоят из редких книг и архивных собраний. И хотя они являются частью основного фонда главной библиотеки университета, но часто располагаются в отдельных зданиях со своими собственными сотрудниками, планом по развитию коллекции и финансовым обеспечением.
Каждая университетская библиотека в США слегка отличается методами управления, коллекциями и финансированием закрытых фондов. Однако, рассмотрев особенности их деятельности в двух университетских библиотеках Калифорнии, можно получить представление о том, как функционируют закрытые фонды в системе американских университетов в целом.
И в Государственном Калифорнийском Университете Лос-Анджелеса, и в Частном Южно-Калифорнийском Университете отдел закрытого фонда — отдельное ведомство, входящее в состав системы университетской библиотеки. В него входят редкие книги, рукописи, тексты интервью, фотографии, различного рода листовки и т. д. Архивы являются важной частью закрытого фонда обоих университетов. Они содержат неиспользуемые университетские записи и документы, на которых запечатлены его история и развитие. Это расписания занятий прошлых лет, тексты, программы футбольных игр, периодические издания университета и плакаты студенческих организаций.
В Калифорнийском Университете отдел закрытого фонда состоит из 33 000 единиц редких книг и свыше 30 миллионов некнижных изданий. Закрытый фонд и отдел архивных собраний Южно-Калифорнийского Университета располагает свыше 130 000 редких книг и более чем 1,4 миллиона рукописей. В каждом университете главный офис отдела закрытого фонда расположен в центральном здании исследовательской библиотеки, хотя части коллекций находятся в разных зданиях.
Как и главная университетская библиотека, отдел закрытого фонда следует ряду правил по плану развития коллекций, который ранжирует предметы по темам, начиная с наиболее собранных, полных коллекций. Один из путей определения уровня предметного пространства в коллекции основан на силе университетского факультета. Более крупные факультеты, например Исторический в Калифорнийском Университете, отображены в более крупном размере библиотечной коллекции по различным темам.
Библиотека Леона Фейхтвангера является частью отдела закрытого фонда библиотеки в Южно-Калифорнийском Университете. Она располагает архивами и редкими книгами из личной библиотеки писателя. Университет активно приобретает родственные материалы, чтобы дополнить коллекцию. Хотя закрытый фонд может иметь особый или незначительно отличающийся по комплектованию план развития, он должен соответствовать всеохватывающей миссии университетских библиотек.
В большинстве случаев новые материалы покупаются или поступают как дар — часто из-за желания владельца быть уверенным, что личные бумаги или книжные коллекции будут сохранены, пополнены и станут доступными для учащихся. План развития коллекции также помогает возвращать материалы, которые были предложены для даров. Обработка новых документов для дальнейшего использования (каталогизация и пр.), как и хранение их в подходящей среде — дорогостоящие процессы, и университеты не могут позволить себе принимать все предлагаемые собрания. План развития коллекции создается и принимается для того, чтобы удостовериться, что работа будет сделана в соответствии с финансовыми возможностями университета.
Каталогизированные записи закрытого фонда доступны в режиме online наравне с коллекцией основного фонда. Редкие книги можно найти в университетском публичном каталоге, доступном в режиме online (OPAC). Архивные коллекции каталогизируются отдельно, поисковые указатели используются чаще, чем каталожные записи. Поисковые указатели — это архивные записи, которые могут быть короткими обзорами или детальными описаниями, в зависимости от насыщенности архивной коллекции. Поисковые указатели в обоих университетах доступны в режиме online.
Оба университета также создали электронные архивы, большинство которых может быть доступно в режиме online. Они включают фото, сканированные рукописи, карты и записи. Электронные архивы — относительно новый, но развивающийся элемент закрытых фондов университетских библиотек. Они предоставляют более быстрый и легкий доступ к материалам, сохраняя при этом оригиналы за счет минимализации их прямого использования.
Работники закрытых фондов часто имеют звание библиотековеда (двухгодичный курс высшего образования), специализирующегося по редким книгам или архивам. Наряду с традиционным библиотековедением их обучают сохранению и организации архивных материалов. Часто архивные работники получают специальное второе высшее образование, например история или литература. Глава отдела может иметь степень доктора философии по библиотековедению или по спецпредмету. Закрытый фонд (как и основной фонд университетской библиотеки) также нанимает работников без профессионального библиотечного образования. Большая часть их — студенты, работающие на частичной занятости во время учебы, а также выпускники без библиотечного образования, работающие целый день. Такие сотрудники ограничены в заданиях и возможностях повышения по службе.
Особое направление деятельности отдела закрытого фонда — сохранность. Конечно, это актуально для всех отделов библиотеки, однако закрытый фонд состоит из старых и редких книг, документов, требующих наибольшего внимания. Чтобы их защитить, закрытый фонд располагается в закрытых помещениях. Основная коллекция в большинстве университетов открыта, и читатели свободны в использовании материалов. Редкие книги или архивные коллекции требуется заказать и работать с ними в читальном зале под наблюдением сотрудника библиотеки. В некоторых случаях могут понадобиться перчатки во время работы с материалом. Другие документы могут быть выданы только в отксерокопированном виде. Такие меры помогают предотвратить воровство и умышленный или неумышленный урон.
Сохранение материалов в правильной среде представляет собой более сложную проблему. Ценные документы закрытых фондов должны храниться при низких, стабильных температурах с контролируемой влажностью и правильным освещением для уменьшения процесса окисления и разложения фотографических материалов. Коллекции расположены в специальных помещениях, где контролируются влажность и температура, которые тщательно отслеживают 24 часа в сутки. Этот дорогой и расширенный метод является проблемой для закрытых фондов, потому что требует создания особых условий для среды хранения.
Закрытые фонды также применяют и серьезные меры защиты, включающие в себя сигнализации и датчики (сирены), которые используются для особо редких и ценных документов. Архивариусы предвидят в будущем и много забот по сохранению новых электронных архивов. Одной из таких проблем является подтверждение того, что информация, продаваемая в старом электронном формате, является доступной для новых технологических или компьютерных систем используемых библиотекой.
Финансирование закрытых фондов отличается от финансирования основного фонда университетской библиотеки. Есть большие отличия между Калифорнийским Университетом Лос-Анджелеса и Южно-Калифорнийским Университетом. Первый, будучи государственным, с трудом полагается на бюджетные средства поддержки. Его библиотека также получает частные пожертвования, однако не в таком объеме, как частные организации. Южно-Калифорнийский Университет в формировании своей коллекции больше рассчитывает на студенческие вложения и частные пожертвования. Оба университета получают государственные и частные гранты, которые помогают содержать и расширять коллекции.
Уникальным примером финансирования отдела закрытого фонда является Библиотека Фейхтвангера в Южно-Калифорнийском Университете. Она имеет дополнительный доход — специальные пожертвования. Эти средства могут быть использованы только для приобретения или содержания данной коллекции. Прошлые несколько лет были годами экономического спада в США, особенно в Калифорнии. Многие библиотеки испытывали финансовые затруднения. Но специальные пожертвования не могли быть урезаны или перераспределены университетом. И в те времена, когда многие отделы переживали суровое сокращение, Библиотека Фейхтвангера имела возможность пополнять свою коллекцию.
Часть академической библиотеки, закрытый фонд занимает четкую собственную позицию. Работники, финансирование, использование и организация работ являются отличительной чертой, присущей уникальной природе работы с редкими книгами и подобного рода материалами.