Как должно быть одетым библиотекарю, в каком порядке рассадить гостей и что уместно надеть на вечерний приём? Ответить на эти вопросы поможет знание делового этикета.

В современном мире роль библиотек неуклонно возрастает. В связи с этим российские библиотеки всё активнее ищут новых партнёров (и не только в нашей стране, но и за её пределами), как в сфере новых информационных технологий, в издательском деле, так и в вопросах производственного, научного и культурного взаимодействия. Всё это требует хорошего знания делового этикета и протокола. Чтобы разобраться в этих сложных вопросах, наш корреспондент побеседовал с заместителем генерального директора Президентской библиотеки имени Бориса Николаевича Ельцина Александром Ивановичем Букреевым.

– Действительно ли в деятельности библиотек так необходимо придерживаться правил делового этикета и протокола?
– Безусловно, необходимо. Библиотека имеет обширные связи, заключает договоры, реализует проекты не только внутри страны, но и за рубежом. Переговоры с партнёрами и обширная переписка требуют неукоснительного соблюдения правил делового этикета и протокола.
– Однако, на первый взгляд, многие учреждения работают без всякого протокола и даже не задумываются, что это им нужно в их деятельности.
– Это не совсем так. Вспомните: два десятка лет назад мало кто задумывался о необходимости иметь визитную карточку. На первый взгляд, такая мелочь, а на самом деле — очень важная деталь делового этикета. Сегодня трудно представить специалиста, не говоря уже о руководителе, который мог бы обойтись без этой «мелочи».
В наши дни всё больше учреждений включаются в многоликий процесс культурного взаимодействия — проводят приёмы, презентации проектов, ведут деловую переписку и т.п. А потому они вынуждены заботиться о создании фирменного стиля, имиджа учреждения, следовать правилам дресс-кода. Всё это должно быть подчинено определённым правилам и стандартам, кстати, разработанным в далёком прошлом.
– Где же можно почерпнуть сведения об этих стандартах?
– Конечно же, в библиотеке, в опубликованных документах и книгах, посвящённых международной дипломатической практике. Дипломатические взаимоотношения стран основываются на «Венской конвенции о дипломатических сношениях» 1961 года. На этом документе и зиждется международный протокол. При ведении дел на государственном уровне в Российской Федерации используется «Положение о протокольном обеспечении…»
– Всегда ли соблюдение делового этикета и протокола обеспечивает успех проводимых мероприятий и насколько это трудоёмко?
– Успешность при ведении дела и есть цель этикета и протокола. А потому это невероятно сложная задача, требующая крепкой дисциплины и слаженной работы коллектива. Возьмём, к примеру, подготовку и организацию международной научной конференции. Этот процесс, помимо содержательных вопросов, включает очень важные элементы организационной деятельности: деловую переписку, встречу гостей, организацию работы переводчиков и проведения переговоров в рамках конференции, подготовку цветов и подарков, выбор соответствующего формата и организацию приёма. А ещё нужно продумать и согласовать меню и, конечно, никуда не опоздать. Как правило, на таких мероприятиях присутствуют высокие гости — представители правительства, дипломатического корпуса, местной администрации, — и здесь соблюдение делового этикета и протокола обязательно. Следование этикету и протоколу позволяет избежать ошибок, помогает правильно провести мероприятие.
– Какие, на ваш взгляд, правила делового этикета и протокола необходимо соблюдать в первую очередь при организации межбиблиотечных взаимодействий? Не могли бы вы вкратце описать деловую встречу, где действует какое-либо из этих правил?
– Позволю себе заметить, что правила, о которых мы говорим, должны не стеснять встречу какими-то рамками,
а создавать атмосферу гостеприимства, доверия и равноправия. Это достигается соблюдением, например, правил старшинства переговорщиков.
Предположим, встречаются библиотеки-партнёры. Главное в рассадке за столом переговоров — протокольное старшинство. Руководители учреждений должны сидеть друг напротив друга. А дальше действует правило «правой руки». Первый по значимости человек (после генерального директора) садится по правую руку руководителя, второй — по левую, третий — правее «правой руки», и так далее. Этот принцип действует в большинстве европейских стран. Однако существуют разные прецеденты, связанные с особенностями и традициями других государств. Например, в странах юго-восточной Азии, и прежде всего в Японии. У них с правого края располагается первый руководитель учреждения (президент компании), а далее в порядке иерархии — его сотрудники. Другая сторона переговоров будет сидеть по принципу зеркального отражения.
– Когда встреча проходит в офисе одной из библиотек, глава принимающей стороны должен оставаться в своём кресле (на своём главенствующем месте) или же сидеть за столом переговоров «на равных»?
– Здесь всё зависит от цели руководителя. (Протокол ведь ориентируется ещё и на неё.) Если задача хозяина — показать себя выше гостей, он остаётся на своём месте, что на практике встречается крайне редко. Обычно первые руководители предпочитают вести переговоры за столом.
– Интересно, что протокол говорит об опозданиях?
– Опаздывать недопустимо. Организаторы должны приложить максимум усилий для того, чтобы участники встречи были на месте в назначенное время, то есть учесть возможный форс-мажор.
– В начале беседы вы упомянули о дресс-коде. Насколько это актуально для библиотеки и её сотрудников?
– Актуально в высшей степени, так как сама библиотека, являясь местом средоточия культуры, даёт читателям не только знания, но и пример этой высокой культуры.
– Так не проще было бы ввести униформу для сотрудников, хотя бы занятых на обслуживании читателей?
– Превосходная идея! В Императорской публичной библиотеке, к примеру, такая униформа существовала. Однако сейчас воплотить эту идею вряд ли возможно. А вот рекомендации к одежде сотрудников библиотек, особенно занятых обслуживанием пользователей, не помешали бы. Хотя не считаю правильным вводить их в приказном порядке, это может вызвать негативную реакцию. Сначала нужно донести до людей, что деловой стиль в одежде — это приятно, необходимо и правильно, а уже потом вводить новые стандарты. А что категорически нельзя делать, так это вводить некий документ, «Правила дресс-кода». Человек скорее прислушается к рекомендациям, чем к приказам. Другое дело — обязательное наличие беджа, где указаны имя, отчество, фамилия и должность сотрудника; это, безусловно, способствует успешному общению и помогает установлению необходимых контактов.
– В настоящее время сотрудников библиотек всё чаще приглашают на приёмы дипломатические представительства различных стран. Каковы правила посещения таких приёмов?
– Отвечая на ваш вопрос, позволю себе заметить, что не только дипломатические представительства проводят приёмы, но и большинство учреждений, общественных организаций, предприятий различных форм собственности. Приёмы могут устраиваться по случаю национального праздника, вступления в должность или окончания срока полномочий какого-либо дипломата, юбилейных дат, открытия конференций, выставок, презентаций книг и т.п. Безусловно, правила посещения приёмов есть, и следовать им необходимо. Прежде всего, получив приглашение на мероприятие, нужно понимать, что вас хотят видеть и на ваш визит рассчитывают в полном смысле этих слов. Обычно приглашения рассылаются за две недели (минимум, за одну неделю) до события. В нижнем, как правило, правом углу приглашения указывается номер телефона. Иногда он сопровождается просьбой позвонить. Или же на приглашении стоит аббревиатура R.S.V.P. (в пер. с фр. «просьба ответить») и указан номер телефона. В любом случае необходимо незамедлительно позвонить и подтвердить своё присутствие на мероприятии (или уведомить о том, что вы не можете присутствовать). Помните: отсутствие вашего ответа на приглашение может быть расценено как неуважение к приглашающей стороне.
Теперь несколько слов о самом визите. На особенно торжественные приёмы форма одежды указывается в письменном приглашении. Например, в случае, если указано «formal», мужчины являются на приём в деловом костюме, однотонной рубашке, как правило, белой или светлых тонов, и конечно же, при галстуке. Дамы — в деловых костюмах, платьях с закрытыми плечами, допускаются также строгие брючные костюмы. В некоторых случаях, а это касается вечерних приёмов, то есть назначаемых после 20.00, в приглашении указывается «black tie» или «white tie», что, следует отметить, в России происходит крайне редко. В первом случае джентльмены должны пожаловать в смокингах, а дамы в вечерних платьях, во втором случае мужчины приходят во фраках. В большинстве пригласительных билетов форма одежды не указывается. Тогда на торжественные приёмы следует прибыть, как в уже описанном выше случае «formal». Недопустимо являться на подобные приёмы в одежде типа «casual». Однако есть дневные приёмы, проводимые в форме пикников за городом, на пляжах, под шатрами и т. д. Здесь строгий костюм и галстук будут неуместны, приемлема неформальная одежда.
Конечно же, правила посещения приёмов не исчерпываются соответствующей событию одеждой, есть другие очень важные детали. В вопросах этикета и протокола каждая мелочь может иметь большое значение.

Беседовала Альвина Киселёва