Фонд Президентской библиотеки (ПБ) представляет собой интегрированный ресурс, состоящий из цифровых копий опубликованных изданий — книг, журналов, газет, открыток, фотографий, аудио- и видеоматериалов и цифровых копий архивных и музейных объектов, объединённых общей темой — история российской государственности.
Первоначальную основу цифрового собрания ПБ составили копии книг и архивных материалов национальных библиотек и федеральных архивов Российской Федерации. Форматом представления метаданных в электронном каталоге (ЭК) ПБ был определён российский коммуникативный формат RUSMARC. В дальнейшем в пополнении фонда ПБ стали участвовать российские и зарубежные библиотеки, архивы и музеи. Для полноценного раскрытия такой коллекции потребовалась разработка концепции ЭК, способного обеспечить описание, идентификацию и поиск различных типов и видов ресурсов в едином цифровом пространстве ПБ.
Включение в ЭК метаданных на традиционные опубликованные издания, в том числе аудио- и видеоматериалы, полученные в формате RUSMARC (или в формате MARC21) от библиотек, не вызывают проблем. Определённые сложности возникают при формировании и включении метаданных на архивные материалы и музейные объекты в том случае, когда формат RUSMARC изначально не поддерживал описание этих видов объектов. Кроме того, в России отсутствует единая методическая основа описания и представления данных типов ресурсов в унифицированном виде. Нет общепринятых правил каталогизации архивных и музейных ресурсов, не используются международные стандарты и форматы обмена.
В 2010 г. ПБ инициировала создание совместной (межведомственной) Рабочей группы с целью выработки принципов и подходов к совмещению представления и доступа в едином каталоге библиотечных, архивных и музейных материалов. В состав рабочей группы вошли представители федеральных архивов, национальных библиотек, Национального информационно-библиотечного центра ЛИБНЕТ, Национальной службы поддержки системы форматов RUSMARC, компаний — производителей программного обеспечения для библиотек и архивов.
Основные задачи рабочей группы состоят в изучении международных и отечественных правил и стандартов описания, машиночитаемых форматов представления библиотечных, архивных и музейных материалов, разработке предложений по доработке отечественных форматов, стандартов представления библиотечных, архивных и музейных материалов с учётом международных стандартов.
Интерес ПБ к международным стандартам определяется необходимостью решения двух взаимосвязанных задач — интеграции представления библиотечных, архивных и музейных документов (российских и зарубежных) в единой БД и обеспечение взаимного обмена метаданными в соответствии с общепринятыми стандартами и форматами представления.
Международное информационное и музейное сообщество начиная с 1990-х гг., активно работало над проблемами разработки единых стандартов и форматов обмена данными. В области архивного дела были разработаны: ISAD (G), ISAAR (CPF), EAD.
В ISAD (G) (General International Standard Archival Description — Основной международный стандарт архивного описания) зафиксирована унифицированная структура и содержание элементов данных архивного описания.
ISAAR (CPF) (International Standard Archival Authority Records for Corporate Bodies and Families — Международный стандарт архивных авторитетных записей для организаций, имён лиц и семей) определяет набор данных и структуру представления имён лиц, наименований организаций и семей, выступающих в роли фондообразователей. Интеллектуальным собственником этих стандартов является Международный совет по архивам.
Стандарты ISAD (G) и ISAAR (CPF) вместе используются в процессе создания архивного описания.
Формат EAD (Encoding Archival Description Document Type Definition — Кодированное архивное описание) — формат машиночитаемого представления архивных материалов, обеспечивающий стандартизированное представление данных и поддержку унифицированного доступа к детальному описанию архивных материалов. Формат EAD для архивных документов имеет то же назначение, что и MARC формат для библиотечных ресурсов. Интеллектуальным собственником формата является Общество американских архивистов.
Президентская библиотека получила официальные права на перевод, издание и распространение этих документов на русском языке. В 2011 г. в рамках деятельности рабочей группы эти документы были переведены и изданы. Тексты всех переводов стандартов размещены на сайте Президентской библиотеки в свободном доступе (www.prlib.ru).
Параллельно с этой работой членами совместной рабочей группы проводилось изучение подходов крупнейших библиотек мира к совмещению описаний библиотечных и архивных материалов в едином каталоге на основе формата MARC21. Было установлено, что в международном библиотечном сообществе реализована следующая модель.
В ЭК может быть представлена MARC запись на уровень фонда, дела или отдельного архивного документа с обеспечением перехода к просмотру полного архивного описания в формате EAD. Подобная модель организации ЭК реализована в Библиотеке Конгресса США, Национальной библиотеке Канады и др.
В результате детального изучения данного подхода был сформирован перечень дополнений к форматам UNIMARC и RUSMARC для обеспечения процесса каталогизации и обмена архивными описаниями. В марте 2012 г. представленные дополнения и изменения к формату были утверждены Постоянным комитетом по UNIMARC и экспертами Национальной службы развития системы форматов RUSMARC. Внедрение новых форматных средств в отечественные АБИС позволит идентифицировать архивные материалы как отдельный тип ресурса, обеспечивать необходимый и достаточный уровень описания архивных документов, представляемых в автоматизированных библиотечно-информационных системах. С введением новых полей и элементов данных обеспечивается форматный механизм совмещения библиотечных и архивных материалов в едином каталоге.
В настоящее время специалисты рабочей группы приступили к подготовке методической документации по каталогизации архивных документов в формате RUSMARC, разработке таблиц соответствия между форматами MARC21 — RUSMARC — MARC21, EAD — RUSMARC с целью обеспечения взаимного обмена данными между библиотеками и архивами.
Выполнение этих работ позволит обеспечить структурную совместимость представления библиотечных и архивных материалов, однако для полноценного функционирования ЭК требуется обеспечить единый контроль точек доступа имён, наименований организаций, географических названий, тематических понятий для библиотечных и архивных материалов.
Идея интеграции библиотечных, архивных и музейных ресурсов посредством использования единых авторитетных файлов активно обсуждается и решается в международном культурном и информационном сообществах. Определяются единые авторитетные файлы и словари контролируемой лексики для совместного использования.
В российском культурном и информационном сообществе подобные проблемы взаимодействия библиотек, архивов, музеев даже не рассматриваются, но их решение для ПБ очень актуально. ЭК ПБ активно пополняется библиотечными, архивными и музейными ресурсами, что требует раскрытия их содержания. В ближайшие планы рабочей группы включены задачи, связанные с изучением отечественной и зарубежной методики и практики формирования точек доступа к библиотечным, архивным и музейным собраниям, включая проблемы ведения и формирования авторитетных файлов.
Также планом работ предусматривается изучение международных правил каталогизации культурных объектов — ССО (Cataloging Cultural Objects). ССО — это первые правила описания специально разработанные для каталогизации произведений культуры и искусства и их копий, включая цифровые.
С целью информирования о деятельности, планах работ совместной рабочей группы на сайте Президентской библиотеки в разделе «Методическая работа» организована страница, на которой представлена вся необходимая информация.
Проведение всех запланированных работ позволит окончательно сформировать концепцию единого ЭК, включающего описания библиотечных, архивных, музейных ресурсов на основе «ядерного набора элементов данных» для всех видов и типов ресурсов. Этот набор данных должен позволить идентифицировать ресурс и получить доступ к нему средствами ЭК библиотеки. Кроме того, должна быть реализована возможность перехода к более подробной информации о ресурсах, к держателям оригиналов либо к полному оригинальному описанию, представленному в специализированных стандартах и форматах.
Юлия Геннадьевна Селиванова, начальник отдела лингвистического и программно-технологического обеспечения Президентской библиотеки, кандидат педагогических наук