В Чувашской Республике в 2003–2007 гг. реализован масштабный проект по модернизации библиотечной отрасли. Его результатом стали появление библиотек, по своим функциям, содержанию и оснащению отвечающих международным и отечественным стандартам, имеющим оптимальный набор материальных и информационных ресурсов для эффективного и качественного обслуживания населения.
Сегодня 95% публичных библиотек Чувашии оснащены компьютерным оборудованием, 92% — имеют доступ в интернет. По сути, созданы предпосылки для создания единого информационно-культурного пространства, в котором публичным, в том числе сельским библиотекам, принадлежит ведущая роль.
Модернизированные библиотеки с успехом решают задачу повышения информационной грамотности населения и снижения информационного неравенства граждан. Решение этой задачи позволило обеспечить доступ граждан к общественно значимой информации, информировать население о государственных услугах. А с 2013 г. публичные библиотеки Чувашии подключились к новому этапу деятельности — формированию инфраструктуры электронного правительства.
С 1 июля 2013 г. на базе сельских модельных библиотек создаются многофункциональные центры (далее — МФЦ), оказывающие государственные и муниципальные услуги по принципу «одного окна». Имеется в виду единое место приёма, регистрации и выдачи необходимых документов гражданам и юридическим лицам при оказании государственных и муниципальных услуг, возможность получать одновременно несколько взаимосвязанных государственных и муниципальных услуг.
МФЦ позволяют, с одной стороны, повысить качество предоставления государственных и муниципальных услуг для населения за счёт упрощения процедур, сокращения сроков, создания наиболее комфортных условий для получателей услуг. С другой — повысить эффективность деятельности органов исполнительной власти и органов местного самоуправления, оптимизировать межведомственное и межуровневое взаимодействие.
Предпосылки создания МФС
При выборе библиотек в качестве базы МФЦ был учтён опыт других регионов. Данные учреждения имеются в каждом сельском поселении, как правило, находятся на первом этаже, компьютеризированы и имеют доступ в интернет. Кроме того, здесь сформированы элементы безбарьерной среды. Сотрудники модельных библиотек — люди образованные, владеющие информационными технологиями, что позволяет в короткие сроки обеспечить их подготовку к оказанию новых услуг.
Работа началась с отбора сельских поселений и размещённых в них модельных библиотек. Учитывался не только показатель численности проживающего населения, но и отдалённость от районного центра, а также от ближайшего населённого пункта, в котором предполагалось создать окно по предоставлению государственных и муниципальных услуг. Отбор библиотек осуществляло Минкультуры Чувашии при содействии Национальной библиотеки Чувашской Республики.
Инвентаризация степени оснащённости библиотек показала необходимость дооснащения рабочего места: многофункциональным устройством, шкафами для хранения документов, а в некоторых библиотеках потребовала замены компьютера. В библиотеках, привлекаемых к оказанию услуг по принципу «одного окна», также установлены единая информационно-аналитическая система АИС «МФЦ», система защиты информации и персональных данных.
Были также заключены соглашения о взаимодействии между АУ ЧР «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» Минэкономразвития Чувашии и библиотекой.
Новые услуги — новые обязанности библиотекарей
В уставы учреждений прищлось вносить изменения и дополнения Так, в разделе «Виды деятельности» появилась строка «деятельность по обеспечению оказания государственных и муниципальных услуг физическим и юридическим лицам, и другим хозяйствующим субъектам за счёт реализации принципа “одного окна”».
В должностных инструкциях библиотекарей появилось обозначение новых обязанностей. А их оказалось немало. Это:
• приёмка документов, необходимых для получения государственной (муниципальной) услуги;
• проверка соответствия заявления необходимым требованиям, а также комплектности представляемых заявителем документов, необходимых для выдачи запрашиваемого документа;
• регистрация поступивших обращений заявителей в базе документооборота единой информационно-аналитической системы, с формированием выписки из электронного журнала регистрации и контроля над обращениями заявителей в Учреждение;
• передача в соответствии с системой электронного документооборота заявления и представленного заявителем пакета документов в МФЦ;
• выдача заявителю запрашиваемого документа либо мотивированного отказа в соответствии с требованиями, утверждёнными административными регламентами, другими нормативными правовыми актами, соглашениями.
Самое сложное в новом виде деятельности оказалось обучение специалистов: ведь, качество предоставленных услуг напрямую зависит от уровня квалификации оператора, работающего с заявителем. При этом библиотекарям нужно обладать более широким спектром знаний, обладать умением внятно объяснить посетителю сложные понятия. В целях приобретения навыков работы с документами и с программным комплексом для персонала сельских библиотек были организованы специальные занятия. Обучающие семинары продолжают проходить на базе районных МФЦ, а также центральных районных библиотек.
Требования к функционированию окон на базе библиотек приближены к требованиям к МФЦ, утверждённым Постановлением Правительства РФ от 22.12.2012 №1376, однако есть отличия. Режим работы по исполнению данных процедур другой: приём заявителей осуществляется не реже, чем 3 раза в неделю и не менее чем по 6 часов в течение рабочего дня.
Надо ли говорить, сколь важно было организовать информирование населения о процедуре получения услуг. В рамках их популяризации сельские библиотеки проводили «информационные часы»; изготавливали и распространяли рекламные буклеты, размещали информацию на сайтах библиотек и сельских поселений, а также в СМИ.
Технологическая схема процедуры оказания услуг на базе привлекаемых организаций следующая. Принятые от заявителя документы сканируются и перенаправляются в электронном виде в районный МФЦ. Обращения по муниципальным услугам из районного МФЦ направляются в администрацию муниципального района, или городского округа; по услугам органов исполнительной власти Чувашской Республики, территориальных федеральных органов исполнительной власти — в соответствующие ведомства — электронной почтой и курьерской доставкой (2 раза в неделю).
Итак, сельские библиотеки Чувашии, внедрив новый дополнительный вид деятельности, начали совершенствовать свою работу в соответствии с меняющимися условиями.
Официальное открытие первого библиотечного офиса состоялось в июле 2013 г. на базе Большесундырской сельской библиотеки Моргаушского района. На сегодняшний день на базе сельских библиотек республики созданы и функционируют 232 удалённых рабочих места–окон МФЦ. За год работы к ним поступило 5314 обращений граждан, библиотекарями оказано 4679 консультаций, принято 635 дел.
Наиболее востребованы следующие услуги: постановка граждан на учёт в качестве нуждающихся в жилых помещениях и имеющих право на государственную поддержку на строительство (приобретение) жилых помещений; выдача молодым семьям, признанным нуждающимися в улучшении жилищных условий, свидетельства о праве на получение социальной выплаты на приобретение (строительство) жилья; постановка на учёт многодетных семей, имеющих право на получение земельных участков в собственность бесплатно; предоставление земельных участков для целей, не связанных со строительством; предоставление общедоступного бесплатного дошкольного образования и др.
Конечно, не всё складывается легко и просто, возникают проблемы. Так, компьютерный парк, рассчитанный на решение традиционных библиотечных задач, не справляется с возросшей нагрузкой. Возросли нагрузки и на самих сотрудников, с которых никто не снимал их прежние обязанности. К тому же порой коллегам элементарно не хватает знаний и активности. Тем не менее новое направление работы сельских библиотек — это шанс повысить собственный имидж, возможность заявить о себе по-новому, привлечь внимание местного сообщества, властей и дополнительные ресурсы. Библиотеки раздвигают традиционные рамки информационно-культурного пространства, помогая сельскому населению решать социально значимые вопросы, ощущая себя в большей степени, чем раньше, нужными и полезными людям.
Татьяна Михайловна Баймушкина, заместитель директора по основной деятельности БУ «Национальная библиотека Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии