Электронные документы, как и любые другие, нуждаются в классификации, проверке, структурировании, оценке, защите, измерении — иными словами, в стандартизации.
Настоящее
Сегодня наша жизнь полна электронных документов: письма, заметки, инструкции, бланки, изображения… Библиотеки, как живой действующий организм, генерируют огромное число различных электронных документов, начиная со страниц официального сайта самой библиотеки и заканчивая электронными изданиями, базами данных, цифровыми копиями книг и т. д.
Подавляющее большинство электронных документов нигде в библиотеке не регистрируется и в документации никак не отражается, хотя они активно используются, например, при обслуживании читателей/пользователей. При этом библиотечные электронные документы являются несомненным интеллектуальным активом, находящимся в распоряжении библиотеки. Библиотечные процессы сегодняшнего дня немыслимы без локального или удалённого использования электронных документов, хранящихся как в библиотеке, так и вне её.
Количество электронных документов огромно и растёт в геометрической прогрессии. Существует множество различных способов их создания, представления и хранения. Ценность электронных документов как совокупности информационных единиц определяется не только суммой их содержаний, но в значительной степени тем, каким образом они хранятся и сохраняются, обрабатываются и предоставляются пользователям, загружаются и перемещаются внутри библиотеки, между библиотекой и пользователем. Именно отлаженность и бесперебойное осуществление этих процессов является сегодня одним из ключевых факторов экономической эффективности и степени социальной значимости библиотеки как культурно-информационного центра. По этой причине электронные документы, подобно любым другим типам библиотечных материалов, необходимо классифицировать, структурировать, проверять, оценивать, защищать, контролировать, измерять, то есть стандартизировать.
Необходимость стандартизации
Создание национального библиотечного стандарта, отражающего основные характеристики и виды электронного документа крайне актуально на сегодняшний день. Особенно это касается вопросов терминологии: с одной стороны она должна быть единой, не противоречащей смежным областям деятельности, с другой стороны должна не противоречить международным терминам и стандартам. В первую очередь необходимо дать определение самому электронному документу, процессам его создания, а затем, по возможности, унифицировать типовые процедуры.
Говоря об актуальности вопросов стандартизации, нельзя не учитывать и «Концепцию развития национальной системы стандартизации Российской Федерации на период до 2020 года», одобренную распоряжением Правительства РФ от 24 сентября 2012 г. №1762-р.
Таким образом, основная задача для библиотек и органов научно-технической информации сводится к разработке национального стандарта, который однозначно определял бы понятие электронного документа и виды его существования. В дальнейшем это могло бы привести к объединению усилий всех крупных поставщиков и владельцев электронных документов для разработки оптимальных по форме и формату представлений об электронных документах, используемых в библиотеках. Разработка стандарта на электронный документ должна стать базой для дальнейшей разработки как общих рекомендаций, так и стандартов на другие отдельные процессы и процедуры.
Ольга Владимировна Барышева, ведущий программист Отдела перспективных электронных проектов Российской национальной библиотеки
Олег Николаевич Шорин, заместитель генерального директора Российской национальной библиотеки по информатизации