Устарел ли с появлением электронного каталога традиционный карточный каталог? Что привлекает пользователей в том или другом каталоге и что является основными препятствиями для работы с ними?
Справочно-библиографический аппарат библиотеки насчитывает сорок каталогов и картотек, многоаспектно раскрывающих состав и содержание её фонда. В настоящее время он состоит из традиционных карточных каталогов и электронного каталога, ведение которого было начато в 1994 году. Электронный каталог на современном этапе играет важную роль и его создание является приоритетной целью автоматизации.
Именно электронный каталог позволяет решить проблему оперативного доступа к информационным ресурсам библиотеки широкого круга пользователей.
Приступая к созданию электронного каталога, библиотечные специалисты выдвинули гипотезу, согласно которой «электронный каталог постепенно заменит существующую систему карточных каталогов». Перед сотрудниками сектора научной обработки и каталогизации ОКОК встала задача выявления необходимости ведения карточных каталогов и картотек или отказа от них, изучения степени использования электронного и карточных каталогов.
С этой целью и было начато исследование по теме «Эффективность использования каталогов в условиях автоматизации». Оно проводилось в два этапа.
На первом этапе исследования, который длился три года, изучался вопрос о необходимости ведения карточных каталогов. Итоги исследования, анализ поисковых возможностей электронного каталога стали основой для принятия решений о прекращении ведения картотеки заглавий художественных произведений, систематической картотеки статей, отказа от оформления добавочных карточек на соавторов, редактора, составителя, заглавие для служебного генерального алфавитного каталога.
Так, после того как весь фонд городского абонемента был занесён в электронный каталог, сотрудники этого отдела изучили оперативность и быстроту поиска по электронному каталогу и законсервировали карточный систематический каталог на фонд отдела.
Много споров велось вокруг картотеки «Персоналия». Сотрудники информационно-библиографического отдела продолжали её вести и в течение трёх лет изучали обращение к ней пользователей. В 2005 году было принято решение о прекращении составления картотеки и её консервации.
Выдвинутая на первом этапе исследования гипотеза о необходимости замены существующей системы карточных каталогов электронным каталогом не подтвердилась. Библиотечные специалисты и пользователи библиотеки смогли отказаться только от отдельных каталогов и картотек и не видят необходимости в полном отказе от карточных каталогов.
Система каталогов: дальнейшие пути развития
Основной целью следующего этапа исследования по теме «Эффективность использования каталогов в условиях автоматизации» стало определение путей дальнейшего развития системы каталогов. Для этого предстояло выяснить, какими каталогами предпочитают пользоваться читатели и почему, с какими трудностями они сталкиваются при работе с электронным и карточными каталогами.
Был проведён опрос 250 пользователей методом анкетирования по специально разработанной анкете (см. Приложение).
В выборочной совокупности исследования были представлены следующие группы читателей: учащиеся, студенты, специалисты с высшим и средним специальным образованием. Студенты составили 67% опрошенных (Основная возрастная категория пользователей библиотеки — лица до 25 лет). Достаточно представительна группа специалистов с высшим образованием — 18%, специалистов со средним специальным образованием и учащихся — по 5%. Результаты изучения подводились по двум основным объединённым группам респондентов: студенты (плюс учащиеся) и специалисты (с высшим образованием плюс со средним специальным образованием).
Одной из задач исследования было выявить, какими каталогами предпочитают пользоваться читатели. Ответы на данный вопрос показали, что 65% анкетируемых используют в своей работе оба каталога, 24% респондентов пользуются только карточными каталогами, а 11% — только электронным каталогом. Схожим образом распределились ответы на этот вопрос и внутри изучаемых групп. Так, 64% читателей-студентов и 75% специалистов с высшим и средним специальным образованием используют оба каталога, 20% студентов и 27% специалистов пользуются только карточными каталогами и по 16% респондентов обеих групп используют только электронный каталог.
Следующие ответы дают представление о причинах, по которым пользователи предпочитают тот или иной каталог.
«Доступность каталогов». Доступность карточного каталога отметили 51% студентов и 50% специалистов, доступность электронного — 17% специалистов и 10% студентов.
«Быстрота поиска». Больший процент респондентов отметили быстроту поиска по электронному каталогу (74% — специалисты и 72% — студенты); быстроту поиска по карточному каталогу отметили только 10% студентов и такой же процент специалистов.
«Полнота поиска». Этот критерий упоминался реже всего — только 18% студентов и 9% специалистов отметили полноту поиска по электронному каталогу.
Единодушны респонденты в том, что каталоги дополняют друг друга. Так считают 68% студентов и 54% специалистов.
Таким образом, анкетирование показало, что в электронном каталоге пользователей привлекает быстрота поиска. При этом полнота поиска по электронному каталогу ниже, чем по карточному. Кроме того, 33% специалистов и 26% студентов недостаточно информации по электронному каталогу. По работе с карточным каталогом эти цифры составляют только 13% и 6%, соответственно.
Из этого следует вывод, что поисковая система электронного каталога на данный момент не соответствует требованиям пользователей и нуждается в совершенствовании. На результаты опроса повлияло и то, что в электронном каталоге представлены новые поступления документов с 1994 года и частично наиболее спрашиваемая литература более ранних лет издания.
Результаты анализа ответов пользователей дали исследователям возможность увидеть пробелы и недоработки в организации справочно-библиографического аппарата. О «сложности поиска» информации по карточному каталогу упомянули 36% специалистов, трудности в поиске по электронному каталогу возникли у 6%. Среди студентов считают сложным поиск по карточному каталогу — 51%, электронному — только 5%.
Отсутствие навыков работы с электронным каталогом отмечают по 24% специалистов и студентов, с карточным — 16% и 7%, соответственно.
На нехватку рабочих мест при работе с электронным каталогом указали — 55% специалистов и 70% студентов, при работе с карточным каталогом — соответственно, 4% и 12%. Несомненно, четырёх рабочих мест для такой крупной библиотеки недостаточно. Более высокий процент ответов студентов объясняется тем, что пользователи-студенты приходят зачастую непосредственно после занятий и почти всей институтской группой.
Кроме того, пользователей не устраивает отсутствие наглядно-информационных средств (15% специалистов и 9% студентов при работе с электронным каталогом, 36% специалистов и 30% студентов — при работе с карточным каталогом).
В связи с разработкой новой версии и последующей модернизацией программного комплекса (ПК) «Мамонт» исследование Сектором было временно приостановлено. С началом внедрения ПК «Мамонт-3» в 2006–2007 годах группой информационных технологий и автоматизации (ИТиА) опрос был проведён повторно. Всего было распространено более ста анкет.
Ответы показали, что пользователи библиотеки по-прежнему используют в своей работе и электронный, и карточный каталоги (72% — студенты, такой же процент — специалисты), отмечая, что каталоги дополняют друг друга (68% — студенты и 72% — специалисты).
Пользователи снова пожаловались на недостаточное количество рабочих мест для работы с электронным каталогом (74% — студенты, 45% — специалисты). При работе с карточным каталогом студентов более всего беспокоит «сложность поиска» (28%) и «отсутствие навыков работы с каталогом» (18%). Отмечая быстроту поиска при работе с электронным каталогом (37%), они соглашаются, что точность информации (21%) при поиске по карточному каталогу более высока, чем по электронному (5%).
По следам анкетирования
Анкетирование помогло исследователям установить: читатели библиотеки в своей работе используют как карточный каталог, так и электронный; постановка вопроса о прекращении ведения или ликвидации карточных каталогов представляется преждевременной.
Если раньше упор делался, прежде всего, на создание электронного каталога, то теперь сотрудники Сектора увидели пробелы в работе с карточными каталогами. В частности, стало очевидно, что необходимо совершенствовать Алфавитно-предметный указатель (АПУ) к карточным систематическим каталогам, более оперативно оформлять рубрики на новые наиболее спрашиваемые темы при систематизации поступлений и при переводе фондов и каталогов на «Средние таблицы ББК».
Сектор провёл работу по разделению сводного карточного АПУ. Так как в библиотеке существует два ряда систематического каталога, было создано два АПУ: к систематическому каталогу по старым таблицам (ТБК) и ББК. Теперь дежурные в зале каталогов постоянно проводят обучение новых пользователей методике работы с обоими каталогами. Были обновлены надписи к каталогам и рекомендации по их использованию, оформление надписей к разделам систематического каталога выполнено в цвете.
Проведённое исследование помогло определить, что первоочередная практическая задача, которую требуется срочно решить в целях улучшения использования каталогов — обновление компьютерного парка и увеличение количества мест для работы с электронным каталогом.
Основные задачи исследования «Эффективность использования каталогов в условиях автоматизации» на начальном этапе выполнены. Очередной этап предполагает уточнение перспектив дальнейшего совершенствования и использования системы карточных каталогов и наладку механизма использования электронного каталога пользователями библиотеки. В ходе дальнейшего исследования предстоит выяснить, как пользователи оценивают поисковые качества и возможности электронного и карточных каталогов. При этом большие надежды на улучшение обслуживания пользователей связаны с установкой новой версии программного комплекса «Мамонт-3».
Тамара Михайловна Ефременко, главный библиотекарь отдела организации методической и научно-исследовательской работы Сахалинской областной универсальной научной библиотеки
Татьяна Борисовна Хлусович, заведующая сектором отдела комплектования, обработки и каталогизации Сахалинской областной универсальной научной библиотеки