Остались позади дискуссии о том, относить ли к библиотечному фонду документы, входящие в состав электронных ресурсов, доступных библиотекам по лицензионным договорам, в каких единицах учитывать документы цифровых коллекций. «Порядком учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда» (2012), стандартами системы СИБИД определены виды электронных документов, в том числе по технологии размещения и доступа к ним, единицы учёта электронных документов, показатели для государственной статистической отчётности по этим документам.
В Национальной библиотеке Республики Карелия оформлением подписки на доступы к электронным ресурсам и учётом электронных документов — локальных, инсталлированных и удалённых, по подписке или собственной генерации — занимаются специалисты отдела формирования библиотечно-информационных ресурсов, ранее — отделы комплектования и каталогизации.
Какие-то элементы учёта электронных документов, конечно, были почти изначально: вёл свои журналы учта созданных цифровых копий отдел информационных технологий, существовали перечни баз данных, на доступ к которым библиотека оформляла договоры. Путь системному учёту сетевых ресурсов был довольно длительным. Наш поиск решений по учёту этого сложного вида документов библиотечного фонда происходил в постоянном профессиональном общении со специалистами федеральных и региональных библиотек, дискуссиях со специалистами отделов нашей библиотеки, участвующих в технологических процессах создания, размещения, использования электронных ресурсов.
Первые варианты локальных нормативных документов были готовы к концу 2011 г., тогда же мы приступили к учёту сетевых электронных документов в разработанных учётных формах. По мере накопления опыта, и не только нашего, появления федеральных регламентирующих документов, менялись подходы к учёту, претерпевали изменения учётные формы. Последний вариант инструкции «Учёт электронных документов в библиотечном фонде БУ «Национальная библиотека Республики Карелия» был утверждён в 2015 году.
Учёт сетевых удалённых и инсталлированных электронных документов в составе баз данных
Индивидуальный учёт электронных документов в составе всех баз данных — инсталлированных, удалённых лицензионных и удаленных, являющихся фондами других библиотек — ведётся в едином «Реестре индивидуального учёта сетевых удалённых и инсталлированных документов». Форма реестра в основном соответствует форме, предложенной в руководстве «Порядок учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда, с комментариями и приложениями» (2015). Введён ряд дополнительных граф: по технологии размещения и доступа — для формирования, при необходимости, отдельных перечней инсталлированных или удалённых баз данных, по вариантам доступа, по количеству полнотекстовых документов в составе ресурса в разрезе видов документов.
В итоге записи в реестре дают достаточно подробную информацию о каждом электронном ресурсе, что удобно для получения содержательных отчётных данных, а также для формирования паспорта каждого электронного ресурса, позволяющего в рамках единого документа видеть целостную картину бытования каждой электронной базы данных в библиотеке за длительный период времени.
В лицензионные договоры на доступ к ресурсам с обновляемым составом, как правило, включены пункты о пополнении ресурса новыми документами и исключении документов, лицензия на использование которых у поставщика имеет ограничения по срокам. Поэтому в конце отчётного года — без оформления дополнительных документов (актов) — мы отражаем изменения в количественном составе пакета и в «Реестре индивидуального учёта сетевых удалённых и инсталлированных документов», и в третьей части реестров суммарного учёта соответствующего вида электронных документов.
Анна Викторовна Мельничук, заведующая отделом формирования библиотечно-информационных ресурсов Бюджетного учреждения «Национальная библиотека Республики Карелия»